La matrice d’import des heures passées

Objectif : L’import de ce fichier nous permettra de créer automatiquement les projets, les tâches et les utilisateurs tout en conservant l’historique des heures passées.

Compléter la matrice des heures passées (fournies par l’équipe Coutosuix)

Ce fichier excel est constitué de 4 onglets à compléter :

Utilisateurs

• Colonne A : Code -> Vous devez définir un code unique par utilisateur, qui devra être de 10 caractères maximum, sans espace, ni tiret. ☺
• Colonne B : Prénom -> Prénom de l’utilisateur
• Colonne C : Nom de famille -> Nom de famille de l’utilisateur
• Colonne D : Email -> Email professionnel de l’utilisateur

Projets

• Colonne A : Code -> Code unique par projet, 10 caractères maximum, sans espace, ni tiret. (Δ)
• Colonne B : Nom -> Nom du projet

Tâches

• Colonne A : Code -> Code unique par tâche par projet, 10 caractères maximum, sans espace, ni tiret (§)
• Colonne B : Projet -> Code court du projet dans lequel se trouve la tâche ( Δ = code unique indiqué dans l’onglet projets)
• Colonne C : Nom -> Nom de la tâche
• Colonne D : Description -> Description de la tâche. Ce champ est facultatif

Temps passées

• Colonne A : Date -> Date du temps passé en format JJ/MM/AAAA
• Veuillez noter que vous pouvez importer l’historique du temps passés soit par jour, soit par mois.
• Colonne B : Tâche -> La colonne tâche est la concaténation, en formule excel, du code projet (Δ) et du code tâche (§) séparés par un tiret = Δ-§
• Colonne C : Utilisateur -> Veuillez noter le code unique de l’utilisateur ☺
• Colonne D : Durée -> Durée du temps passé exprimée en minutes. Cette durée sera ajustée aux temps passés par jour ou par mois.
• Colonne E : Commentaire -> champ facultatif

Recommandation

Afin d’avoir un historique des heures passées au plus juste, vous pouvez importer des utilisateurs qui, depuis, ne font plus partie de votre structure. Par contre, veuillez noter qu’une adresse mail unique, qu’elle soit réelle ou non, est nécessaire pour les importer dans le système.

De plus, une fois l’import effectué (étape 2.14), vous devrez désactiver les comptes utilisateurs, qui ont quitté votre structure, en dé-cliquant « activé » sur leur fiche utilisateur (cf Module : Configuration -> Utilisateurs). En effet, la facture annuelle de maintenance évolutive sera basée sur le nombre d’utilisateurs actifs de votre instance.

Envoyer la matrice d’import au support Coutosuix

L’équipe Coutosuix va tester la conformité de ce fichier.

• Si le fichier est conforme, nous pourrons l’importer sur votre instance
• Si le fichier n’est pas conforme, nous reviendrons vers vous avec les erreurs remontées par le système pour que vous puissiez effectuer les corrections nécessaires

1er Import de la matrice des heures passées

L’import va automatiquement créer les projets, les tâches liées, les participants et les heures passées sur ces projets/tâches.

Concernant les projets importées (CF : aide en ligne)

A faire après l’import: 

1. Vous devez définir les rôles au sein des membres du projet.

Pour ce faire, vous devrez aller dans le module « Projets -> Projets », double-cliquer sur le nom du/es membre(s) du projet pour changer son rôle de « Membre du projet » à «Chef(s) de projet(s) ».

Rôle du Chef de projet : Le chef de projet est en charge d’établir le budget, le plan de charge et de suivre en temps réel les heures passées et l’avancement du budget.

2. Compléter manuellement les autres champs spécifiques à vos projets tels que le type de projet, son état, si ce projet est restreint (ou non).

A noter : Pour affecter de la charge de travail à un utilisateur, il est nécessaire que ce dernier fasse partie de l'équipe projet.

A faire si vous gérez le budget de(s) projet(s), la charge de travail et le(s) contrat(s) de financement associé(s) à ce(s) projet(s), vous devez ajouter une ou des période(s) au(x) projet(s) importés.

Facultatif : vous pouvez ajouter une description, ajouter des groupes de projets, une date de début et de fin de projet et choisir une couleur, couleur qui sera reprise dans l’interface de saisies des heures passées par les utilisateurs

Exemple de champs additionnels sur les projets :

Concernant la/es tâche(s) importées

Facultatif : Vous pouvez ajouter une description et un groupe de tâches.

2nd import de la matrice au support Coutosuix

Une fois la configuration de votre instance Coutosuix effectuée, et l’ensemble des étapes de configuration de la structure effectuée (CF : 2.2 Compléter les configurations de votre structure), nous validerons ensemble une date de lancement officielle auprès de votre(s) équipe(s).

A cette date là, ou juste avant, nous importerons la matrice des heures passées mise à jour : c’est à dire uniquement les nouvelles heures passées entre le jour de l’import initial et le jour du lancement officiel.

Si entre le 1er import de la matrice et le 2nd import vous avez commencé de nouveaux projets ou tâches, veuillez aussi les ajouter dans le fichier avec les heures passées liées.