Penser votre arborescence projet(s) et tâche(s)

Un projet est une action ou un ensemble d'actions.

Un projet est ensuite découpé en tâches sur lesquelles on affectera du temps passé.

Le choix du niveau de détail, en regroupant des actions ou en multipliant les tâches, sera à déterminer en fonction des besoins de suivi, d'évaluation, de définition des assiettes de dépenses éligibles ou de reporting aux financeurs.

L’arborescence projet doit vous permettre d’avoir une bonne visibilité des activités de votre structure.

 

Projets/Tâches : Quel niveau de détail définir ?

 

Lors de la création d’un projet, nous vous recommandons de privilégier l'utilisation des périodes pour :

Pour définir votre nomenclature des tâches, nous vous recommandons de penser votre nomenclature selon le budget et le nombre de financeurs.

Pour les projets avec un budget significatif, on privilégiera la création d’un projet Adhoc dans Coutosuix. On peut aussi avoir un gros projet découpé en plusieurs projets, mais cela imposera de découper le budget global sur les différents projets.

Pour les petits projets et les activités telles que les prestations de services (ex : la formation professionnelles, prestations de sensibilisation etc.) pour lesquels la contractualisation intervient au fil de l’eau, on vous recommande de privilégier des projets par activités ou sous-activité. On regroupera dans un même projet un ensemble d'actions. Par exemple pour le projet "Formations", chaque tâche sera associée à une prestation réalisée, dans ce cas les périodes du projet pourront être annuelles.

Cela vous permettra de définir un objectif budgétaire annuel puis de créer des tâches par contrat ou sous-activité. Ce type de nomenclature aura pour intérêt de vous permettre gérer la charge de travail, et de confronter l’objectif budgétaire à la contractualisation effective au fur et à mesure de l’année

Lorsque les projets ne sont pas financés à 100% par un unique financeur, il faut bien distinguer les projets des contrats de financements. Pour cela, nous vous recommandons d’éviter d’utiliser le nom du financeur pour nommer le projet dans Coutosuix. Cela vous évitera des confusions entre les coûts engagés par la structure et les financements apportés; en effet, les salariés confondent régulièrement coûts éligibles et coûts réels. De plus, cela vous permettra de mettre en visibilité auprès de vos équipes l’éventuelle nécessité de recherche de co-financements.

 

A garder en tête pour sortir de ce biais de pensée 1 projet = 1 financement

Un financeur peut financer plusieurs projets et un projet peut avoir plusieurs financeurs.

 

Lors de la création des tâches, soyez conscient que plus le niveau de détail des tâches sera important :

 

Pour les projets non affectables (champ « type de projet » : non affectable)

Voici un exemple d’arborescence d’un projet avec ses tâches associées:

Projet : Support

Projet : Vie interne

 

 

Si vous souhaitez ajuster votre nomenclature historique, comme par exemple réduire le nombre de tâches liées à un projet que vous auriez précédemment importer à travers la matrice d’import des heures passées, vous pouvez utiliser le module « Outils -> Transfert d’heures » et transférer l’historique des heures passées d’une tâche à une autre.

Pour éviter que les membres de ce projet continuent d’ajouter des heures passées sur cette tâche, vous pouvez choisir de rendre la saisie impossible en cliquant sur ce champ dans le détail de la tâche.