Guide de déploiement

Veuillez vous référer à notre Guide de déploiement disponible sur ce lien.

Ce guide a pour objectif de vous accompagner lors de la mise en place de Coutosuix dans votre organisation. Il répond à la question : Par quoi je commence ?

💡 À savoir

Tous les modules sont liés entre eux, il est toutefois possible de n'en utiliser qu'une partie ou de prévoir un déploiement progressif des différents modules de Coutosuix.

Les fonctionnalités qui peuvent fonctionner seules :

• Le suivi des temps passés sur les projets (à condition d'avoir créé les projets et les tâches)
• La gestion et le suivi des contrats (hors allocation des contrats aux projets)
• La gestion des congés et absences

Les modules dépendants d'autres modules :

• La gestion des contrats requiert un paramétrage a minima des projets et le suivi des temps passés
• La gestion des projets requiert a minima le suivi des temps passés, le paramétrage des contingents individuels et la saisie des salaires.

Par où commencer ?

Nous vous recommandons de procéder par étapes ; c’est pourquoi nous avons divisé ce déploiement en 3 phases distinctes.

Phase 1 – Mise en production de votre instance

1. Si possible - Compléter et importer la matrice d’import des données historiques liées aux heures passées et aux projets et tâches associés

2. Compléter les configurations de votre structure

3. Créer vos projets et tâches (soit manuellement, soit grâce à l’import de la matrice)

4. Optionnel : Activer le module de suivi des absences

5. Optionnel : Activer le module des dépenses projets

6. Lancer Coutosuix auprès de votre(s) équipe(s) et former les à son utilisation basique

Objectif : Dès la phase 1 terminée, et la mise en production de votre instance, vos salariés pourront utiliser le module des heures passées et celui des congés. A ce stade, vous pourrez utiliser l’export paie et l’export des données déclaratives, ce qui vous fera gagner du temps lors de la préparation des paies.

Phase 2 - Pilotage de projet(s) de référence

Le partage des projets références avec l’équipe est un facteur fort d’adhésion de l’équipe à l’outil.

1. Calculer et intégrer le contingent de chaque salarié

2. Configurer les salaires brut chargés (incluant les charges patronales) de vos salariés

3. Si besoin : Affiner l’arborescence des projets et tâches

4. Déployer le pilotage de quelques projets de références

5. Optionnel : Créer le(s) contrat(s) de ces projet(s) de références et le(s) ventiler sur la(es) tâche(s) associée(s)

6. Optionnel : Activer le module des dépenses projets (si non réalisé en phase 1)

7. Optionnel : Activer le module note de frais

Objectif : Dès la phase 2 terminée, vous pourrez piloter les contrats de financement, projets et plan de charge de certains projets de références. Grâce au paramétrage de la charge de travail et des salaires, vous aurez une visibilité sur les coûts prévisionnels de ces projets.

A ce stade, vous pourrez mettre en place : 1. le lien avec votre comptabilité analytique pour faire remonter les dépenses de vos projets dans Coutosuix, 2. mettre en place le système de remontée de note de frais, ce qui vous permettra d’avoir une vue complète et précise de votre budget.

Phase 3 - Déploiement de la gestion de projets et contrats

La phase 3 est une phase qui peut prendre plus de temps, qui peut être une phase optionnelle, selon les besoins ou spécificités de votre structure.

1. Former l’ensemble des personnes, principalement les chefs de projets, au suivi des projets et des contrats de financement

2. Élargir le suivi et le pilotage à l’ensemble de vos projets

3. Créer les contrats de financement associés et ventiler ses financements par projets - tâches

Objectif : Dès la phase 3 terminée, vous pourrez piloter l’ensemble de vos projets et suivre la ventilation des financements liés à vos contrats/conventions au sein de ces projets