Avant paie : Actions à prendre sur Coutosuix
Chaque mois, avant que la paie soit effectuée, voici la check-list que nous vous recommandons de suivre
1. Dans le module «Congés et absence -> Export paie »
CF : se référer au lien
☐ Exporter les données liées aux congés pris dans le mois / depuis le dernier export
☐ Télécharger cet export dans l’onglet historique (visible sur la même page)
2. Dans le module «Individu -> Export des données déclaratives »
☐ Exporter les données déclaratives (cf : ticket restaurant / télétravail et IKV)
☐ Télécharger cet export dans l’onglet historique (visible sur la même page)
Après la paie
Chaque mois, après que la paie a été effectuée, voici la check-list des contrôles que nous vous recommandons de suivre :
1. Dans le module : Individus -> Suivi des contingents
CF : se référer au lien
☐ Vérifier s’il y a des alertes sur le tableau récapitulatif (cf : copie d’écran au-dessus)
☐ Si des alertes sont visibles sur le tableau récapitulatif
☐ Cliquer sur l’œil pour ouvrir le contingent de votre salarié et déterminer la raison de cette alerte. (En cliquant sur le crayon, le contingent s’ouvre en mode modification).
Cas possibles :
- Le salarié a pris un congé qui n’était pas planifié dans le contingent
- Le salarié a planifié un congé qui n’a pas été pris dans le module «Congés et absences»
- Le salarié a eu un arrêt de travail
☐ Corriger ce décalage dans le contingent individuel
2.Dans le module « Congés et absence -> Compteurs CP »
CF : se référer au lien
Attention: Il faut d’abord choisir le mois de référence, avant de sélectionner « modifier » sinon le système ne prendra pas le mois de définition en compte.
En prenant la colonne «Solde fin du mois de paie » comme la valeur de référence :
☐ Si la valeur de cette colonne est bien égale au solde de congés payés (CP restant à prendre) par votre salarié, solde visible sur sa fiche de paie, vous devez cliquer sur la flèche visible entre cette colonne et la colonne «Nouvel état paie du mois de paie »
Le fait de cliquer sur cette flèche, reportera automatiquement la valeur dans la colonne « Nouvel état de paie fin du mois de référence ».
☐ Si la valeur de cette colonne n’est pas égale à la valeur visible sur la fiche de paie de votre salarié, veuillez saisir manuellement le solde de congés payés visible sur la fiche de paie de votre salarié dans la colonne « Nouvel état paie du mois de paie »
Cela permettra de remettre à jour les droits de congés payés de chaque salarié dans le module « Congés et absences ».
En effet, le système calcule automatiquement les congés payés acquis par vos salariés selon les paramètres enregistrés dans la configuration de votre structure (ex : 2,08 CP / mois). Dans des cas spécifiques, comme : des salariés en arrêt maladie, cela permet de remettre à jour au réel les congés payés réellement acquis par le salarié.
☐ Si un écart existe entre le solde de congés payés prévisionnel (sur Coutosuix) et le solde réel (sur la fiche de paie), vous verrez l’affichage de l’écart dans la colonne « Écart ».
Cela vous permettra de confirmer que l’écart correspond bien à l’attendu.
À noter : à partir du moment où vous validez ces modifications, la valeur visible dans la colonne « CP dispo à la fin du mois de référence » deviendra la valeur de référence pour le mois suivant et pour la demande de congés payés de vos salariés.
3. Dans le module «Individu-> Salaire»
CF : se référer au lien
☐ Vous pouvez importer les taux horaires chargés de vos salariés afin de prendre en compte, au fil de l’eau, les variations de salaires, car ce montant impactera directement l’ensemble des coûts (ex : remontées financières, valorisation des heures faites sur le projet etc.) remontés par l’outil Coutosuix.