Salarié.e membre d'un projet

En tant que salarié·e, vous bénéficiez d'une gamme d'outils et de fonctionnalités sur Coutosuix pour gérer efficacement votre temps de travail et vos résultats. Vous pouvez enregistrer vos heures passées sur différents projets, suivre votre charge de travail attribuée par les pilotes de projet, tenir un œil sur votre contingent d'heures annuel, vos congés et absences, soumettre des demandes de congés et récupérations, et déclarer vos notes de frais.

1. Imputer mes temps passés aux projets

Le menu Heures passées permet d’imputer les heures à des projets. Pour être plus efficace, on peut abonner son calendrier personnel (google, outlook ou autre) à Coutosuix de façon à obtenir des propositions d’imputation en fonction des travaux programmés dans le calendrier.

Astuce 1 : faire en sorte d’utiliser des noms ou des codes dans son calendrier proches de ceux utilisés dans Coutosuix.

Astuce 1 bis : Insérer, dans l’événement de son calendrier un tag sous la forme @codeprojet-codetache pour forcer l’association à cette tâche.

Astuce 2 : la colonne à droite de l’écran présente les projets sur lesquels des temps ont été imputés récemment.

Lien vers la procédure de saisie des heures -> Heures passées

2. Suivre mes heures réalisées, à réaliser, à récupérer et mes congés

Un des objectifs de Coutosuix est de permettre à chaque utilisateur de piloter son temps de travail dans une logique d’autonomie et de responsabilité. Plusieurs moyens sont disponibles pour assurer ce pilotage :

Lorsque l’on est dans le menu Heures passées, les données concernant les heures à travailler dans la semaine, les heures déjà imputées ainsi que le cumul d’heures à récupérer (ou « en retard ») sont affichées en haut à droite de l’écran.
Dans le menu Individus / Contingent, chaque utilisateur peut voir le nombre d’heures à réaliser chaque mois de l’année avec un détail journalier. C’est aussi sur cette vue, que les congés sont pré-positionnés. Cette vue affichera aussi les congés réellement pris.
Dans le menu Individus / Suivi individuel, il est possible de visualiser pour chaque mois les heures planifiées ou affectées à des projets, le temps disponible et les temps réellement imputés sur les différents projets.

Astuce : le triangle à gauche de chaque mois permet de déplier le contenu du mois et d’obtenir un affichage des projets sur lesquels le temps a été imputé.

Dans le menu Congés et absences / Demandes, chacun a le récapitulatif de ses demandes de congés et de récupération avec leur état.

3. Faire mes demandes d’absence

Cette fonctionnalité est accessible en sélectionnant le menu Congés et absences / Demandes en cliquant sur le bouton en haut à droite de l’écran.

Astuce : pour demander un congé d’une demi-journée, il faut commencer par choisir la date.

4. Déclarer mes notes de frais

Dans un premier temps, scannez l'ensemble des justificatifs qui composent la note de frais.
Dans le menu Dépenses / Note de frais : cliquez sur "+ Ajouter des frais"
Votre note de frais est créée et automatiquement numérotée.
Récupérez le scan des justificatifs : Cliquez sur "Ajouter des justificatifs", sélectionnez le fichier puis cliquez sur "Envoyer".
Numérotez le justificatif (un numéro par justificatif) en utilisant le symbole en début de ligne d’information de la note de frais.
Vous pouvez maintenant saisir le contenu de chaque justificatif numéroté.
Une fois l'ensemble des justificatifs saisis et renseignés, cliquez sur "Enregistrer".
Revenez ensuite dans la fenêtre listant l'ensemble de vos notes de frais.
Sélectionnez la·les dernière·s pièce·s saisie·s, puis cliquez sur "Demander validation".
Les chefs de projets seront notifiés par e-mail, leur indiquant que des frais sont à valider.

Pour voir cette procédure plus en détail, reportez-vous au paragraphe suivant : Saisie d'une note de frais