Utilisateur pilote de projet et/ou de contrat

1. Créer et structurer un projet par tâche et dans le temps

C’est la pierre angulaire de Coutosuix. Aucun temps ne peut être imputé et donc être utilisé à des fins de reporting et d’analyse si les projets et les tâches n’ont pas été préalablement créés. Les descriptions du menu Projets vont vous aider dans cette prise en main.

De façon intuitive, cette fonctionnalité est disponible avec le bouton  affiché en haut à droite dans la vue Projets / Projets.

A noter : une période (au minimum) doit être créée pour pouvoir utiliser pleinement les fonctionnalités associées au pilotage de projet

De la même façon, créer des participants permet de réaliser ultérieurement la planification de la charge de travail.

Astuce : Cocher « Projet restreint » interdit l’imputation de temps à des non-participants.

2. Planifier les temps pour un projet

Planifier les temps pour un projet s’avère utile à la fois pour cadrer les temps affectés à un projet pour chaque membre d’un projet mais aussi pour obtenir une vue consolidée de la charge de travail d’une équipe ou d’une personne pour les mois à venir. Cette fonctionnalité permet ainsi de budgéter les temps à imputer sur un projet et aussi d’anticiper les surcharges (ou sous-charges) d'une personne ou d'une équipe.

Elle est disponible dans le menu Projets / Charge de travail. La planification de la charge de travail s’effectue d’abord pour chacune des tâches et périodes définies pour le projet puis pour chacun des participants au projet en sélectionnant sur les onglets en haut de l’écran.

Astuce 1 : dans l’onglet Individus, le chiffre en grisé indique le nombre d’heures disponibles pour la personne compte tenu de son contingent et de ses affectations déjà réalisées.

Astuce 2 : CTRL+Shift+L copie la donnée de la cellule active sur les mois non renseignés qui suivent dans la période

Astuce 3 : CTRL+Shift+Alt+L copie la donnée de la cellule active même si les mois à venir contiennent déjà des données

3. Suivre les temps imputés sur un projet

Il est possible de suivre les temps imputés sur chaque projet ou sur un groupe de projets par différents menus :

• Le menu Projets / Suivi où plusieurs vues sont disponibles en cumul ou par mois en heures ou en euros avec une indication des heures et des montants correspondants planifiés. Il est aussi possible de filtrer les données par période, par tâche ou par participant.

Astuce : le bouton  sur le bandeau droit permet de remettre l’ensemble des filtres à zéro.

• Le menu Projets / Budgets où la colonne « Réalisé » indique la valeur des temps imputés sur le projet sélectionné à la date de consultation.
• Le menu Individus / Plan de charge où sont mis en perspective les temps planifiés et les temps imputés pour le projet et la période de temps sélectionnés pour chaque membre du projet.
• Le menu Analyses / Heures passées qui permet aussi de faire des exports pour la préparation de rapports financiers. Ce menu est doté d’une fonctionnalité de configuration qui permet de personnaliser un format de reporting selon ses besoins. Cependant, dans cette vue, les limites contractuelles éventuelles ne sont pas prises en compte.

4. Budgéter les dépenses pour un projet

C’est également une étape essentielle pour assurer le pilotage des projets dont on a la charge. Il s’agit ici de définir une enveloppe en euros pour les différentes dépenses attendues sur le projet : frais de personnel (temps imputés valorisés), sous-traitance, déplacements, autres coûts.

En ce qui concerne les frais de personnel, le budget pourra s’appuyer sur la valorisation des temps planifiés sur le projet (si l’on a planifié les temps auparavant bien sûr …).

Cette fonctionnalité est disponible par le menu Projets / Budgets.

5. Suivre les dépenses engagées

Pour suivre les dépenses engagées sur un projet, on pourra utiliser la vue Projets / Budgets en sélectionnant le projet souhaité. Le projet est présenté pour chacune des périodes définies et il est possible de déplier chaque période pour accéder à un détail par type de coût et par tâche. Toutes les données sont exportables sur excel avec le bouton  affiché en haut à droite de l’écran.

Attention : les données présentées en graphe dans les vues Projets / Suivi ne prennent en compte que les frais de personnel (temps déclarés sur Coutosuix et valorisés).

6. Affecter une source de revenu à un projet ou un projet à un contrat

Les projets que l’on décide de lancer peuvent être associés à un contrat et réciproquement. Ainsi, une organisation peut décider de lancer un projet important puis de rechercher les financements lui permettant de le conduire dans de bonnes conditions. Aux contrats de financement obtenus, pourront être associés des tâches du projet.

Ces contrats peuvent être des subventions, des prestations, des fonds de mécénat, des crédits d’impôt recherche et innovation.

On accède à cette fonctionnalité par le menu Contrats / Ventilations €.

Bien sûr, pour pouvoir réaliser cette allocation d'un contrat à un projet, il convient d'avoir préalablement créé le contrat. Cette étape peut être réalisée de façon intuitive avec le menu Contrats / Contrats.

7. Comparer les revenus et les coûts d’un projet

Deux vues sont pré-paramétrées pour faire le point sur le niveau de financement ou de rentabilité d’un projet pour une période donnée. Ces vues sont :

• Dans le menu Analyses / Résultat :
  • La colonne Ventilation indique le total des montants ventilés pour la période considérée
  • La colonne Ventilation corrigée calcule et présente le pro rata lorsque des périodes des projets chevauchent la période d’analyse choisie
  • La colonne Dépense Finançable réelle indique les montants qui pourraient être collectés auprès des financeurs si une « remontée financière » était faite à la date de fin de période d’analyse
  • Le coût de revient indique la valeur des frais engagés, les heures imputées étant valorisées au coût complet.
  • A noter : il est possible de déplier chaque projet pour accéder à des éléments de détail. Au niveau le plus fin, il est possible de visualiser les contrats qui participent au financement de chaque projet / tâche.
• Dans le menu Analyses / Budget global :
  • Point d’attention : les données présentées sur cette vue sont issues des périodes définies pour les projets et les éléments ventilés et budgétés ne sont pas recalculés même si l’intervalle d’analyse choisi ne correspond pas exactement aux périodes des projets. Ainsi, si une période est présente dans l’intervalle d’analyse, elle est prise en compte à 100%.
  • La colonne Budgété présente le montant budgété renseigné pour la ou les périodes concernées par l’intervalle d’analyse,
  • La colonne Financé reprend les montants des contrats ventilés sur chaque projet pour les mêmes périodes,
  • La colonne h planifiées indique pour ces périodes la valeur en coût complet des heures qui ont été planifiées sur les projets,
  • La colonne Coût de revient indique la valeur des frais engagés sur les périodes concernées (heures valorisées au coût complet + frais remontés de la comptabilité).
  • A noter : il est possible de déplier chaque projet pour accéder à des éléments de détail.