Gestionnaire de la structure

1. Renseigner les salaires

Pour chaque salarié, cette opération est réalisée à partir du menu Individus / Salaires.

Astuce : il est possible de définir un salaire de référence en cliquant sur le bouton dédié.

2. Importer les charges depuis la comptabilité

Cette opération est réalisée à partir du menu Dépenses / Importer et d’un fichier d’import. Ce fichier d’import est une extraction du logiciel comptable. Il est essentiel d’avoir préalablement enregistré les dépenses en comptabilité en leur affectant un code analytique qui corresponde à un projet et à une tâche.

Une fois cette extraction réalisée et le fichier d’import obtenu (avec les codes analytiques des projets/tâches), un clic sur le bouton « Charger un fichier » ouvre une fenêtre demandant de sélectionner un fichier à importer. Vous pouvez définir une période d’import si jamais vous n’avez pas borné les écritures à extraire de la comptabilité.

Après avoir cliqué sur le bouton « envoyer », on accède à un écran présentant l’ensemble des écritures chargées. A ce stade, elles ne sont pas encore importées : il faut maintenant s’assurer que des correspondances sont établies :

Pour cela, on peut soit définir ces règles de correspondance dans le menu Configuration / Dépenses à l’aide des deux boutons de règles d’import (un pour les comptes généraux, l’autre pour les comptes analytiques), soit éditer les règles d’import en cliquant sur le bouton dédié dans la vue des dépenses chargée.

Pour les comptes comptables, il est possible de définir un intervalle de comptes qui correspond à une type de charges. Par exemple : le type de charges « frais généraux » défini dans Coutosuix comprendra les comptes comptables compris entre 612000 et 629000.

Une fois ces affectations réalisées pour les dépenses que l’on souhaite importer, on peut cliquer sur importer.

A noter : l’opération d’import écrase toutes les lignes de dépenses précédemment importées sur la même période de temps.

Les dépenses importées se positionnent dans les différents projets. Il est alors possible de les retrouver dans l’ensemble des vues d’analyse ou d’opération.

Elles sont de plus consultables par projet avec la vue Dépenses du menu Dépenses pour la période sélectionnée.

3. Faire le point sur les échéances de contrat

Le tableau de synthèse disponible dans le menu Contrats / Suivi des échéances apporte les informations nécessaires. Il est possible de trier les informations en cliquant sur l’en-tête de colonne et aussi de les exporter sous excel pour des traitements personnalisés.

Grâce à l’export, il est possible d’intégrer les échéances de facturation et de paiement dans une prévision de trésorerie.

4. Produire les reportings financiers

Le menu Contrats / Rapports propose une configuration standard de rapport financier mais offre aussi la possibilité de modifier la configuration du rapport selon les besoins exprimés par le financeur. Il suffit pour cela de cliquer sur le bouton  et de choisir les intitulés de colonnes et de lignes de la même façon qu’avec la fonction de tableau croisé dynamique d’Excel.

5. S’assurer de l’équilibre économique de la structure

La vue standard développée dans Analyses / Budget global présente pour l’ensemble des projets actifs pour une période sélectionnée les montants budgétés, financés, planifiés et le coût de revient engagé à date. Il est ainsi possible d’obtenir une vue du résultat opérationnel de la structure (à la condition que toutes les informations soient renseignées de façon appropriée).