Projets / Projets
Cette vue permet de créer les projets, de visualiser la liste des projets existants, de l'extraire, et de gérer les informations propres à chaque projet (tâches, participants, périodes, dates de début et de fin, statut, etc.).
Principes généraux
Un projet est une action ou un ensemble d'actions. Un projet est ensuite découpé en tâches sur lesquelles on affectera du temps passé. Le choix du niveau de détail, en regroupant des actions ou en multipliant les tâches, sera à déterminer en fonction des besoins de suivi, d'évaluation, de définition des assiettes de dépenses éligibles ou de reporting.
Un projet est également découpé en périodes, ces périodes peuvent correspondre aux différentes étapes d'un projet.
Projets/Tâches : Quel niveau de détail définir ?
- définir beaucoup de tâches sur un même projet peut compliquer très (trop ?) fortement la saisie
- le projet est une échelle du budget, mais une ventilation des moyens tâche par tâche est également possible
- les périodes sont attachées à un projet
- les étiquettes/tags de regroupement de projet permettent un regroupement des données à l'échelle de plusieurs projets
On peut donc avoir un gros projet découpé en plusieurs projets, mais cela imposera de découper le budget global sur les différents projets.
On peut aussi regrouper dans un même projet un ensemble d'actions, par exemple, avec un projet "formations initiales" qui regroupera toutes ces actions avec une tâche par action, dans ce cas les périodes du projet pourront être annuelles.
Paramétrage d'un projet
Liste des champs à compléter :
- Code : ce champ est utilisé lors du rapprochement avec les agendas,
- Nom du projet
- Type de projet
- Soumis à TVA : le projet est fiscalisé et soumis à la TVA
- Non Soumis à TVA : le projet est proposé par votre organisme et il est soutenu financièrement par l'intermédiaire de subventions ou des dons.
- Mixte. Le projet est financé par de sources de financement diverses (soumis/non soumis/exonéré)
- Exonéré de TVA : le projet est fiscalisé (soumis à l'IS) mais de par sa nature, il est exonéré de la TVA (ex : formation professionnelle continue),
- Non affectable : pour les actions qui ne peuvent pas être affectées spécifiquement à un projet financé, les temps et dépenses imputées à ces projets seront identifiés comme des charges indirectes
- Fantôme : Un projet fantôme ne correspond à aucune des dénominations précédentes. Ces projets n'ont pas vocation à être financés. Un projet fantôme peut servir à suivre le temps des stagiaires, des bénévoles ou du temps comptabilisé pour le compte d'un tiers.
- État : Prévu / En cours / Terminé / Soldé / Archivé
- Projet restreint : cocher cette case limite la saisie de temps aux seuls membres de l'équipe projet
- Description : cette description pourra être utilisée dans des rapports de présentation/synthèse de projet
- Groupes de projets : il s'agit d'une possibilité de regroupement de projets par mots clés (tag) pour avoir une vision agrégée à l'échelle de plusieurs projets ayant le même "tag"
- Date de début
- Date de fin
- Couleur : le choix de la couleur va notamment permettre d'améliorer la lisibilité de l'interface de saisie de temps.
Lorsque des projets sont amenés à se reproduire sous une forme semblable, il est possible de dupliquer le projet avec ses taches, ses membres et ses périodes.
Paramétrage des tâches
/!\ Pour pouvoir affecter du temps à un projet, il faut définir au moins une tâche, une saisie de temps étant affectée à une tâche d'un projet.
Une fois qu'un projet est créé, il convient de le sélectionner en cliquant sur sa ligne. Apparaît alors une fenêtre dans la partie inférieure de l'écran qui présente des onglets pour créer puis gérer les tâches, les participants et les périodes d'un projet.
Liste des champs à compléter :
- Code tâche : limité à 10 caractères
- Nom de la tâche
- Description :
- Tags : des tags peuvent être attachés à des tâches afin d'avoir une lecture transversale des temps passés, on peut par exemple définir un tag pour suivre de manière consolidée les temps affectés au développement des activités, à l'ingénierie pédagogique, à la gestion de projet...
- Saisie impossible : pour bloquer la saisie sur une tâche d'un projet non terminé.
- Nuance de couleur : pour permettre une identification des différentes tâches d'un projet lors de la saisie.
Paramétrage des participants à un projet
Le(s) chef(s) du projet, les administrateurs et les gestionnaires ont la possibilité d'ajouter des participants à un projet.
Deux rôles sont identifiés pour un projet : chef de projet et membre du projet. Le chef de projet peut suivre l'avancement du projet et gérer la charge de travail.
Pour affecter du temps de travail à un utilisateur, il est nécessaire que ce dernier fasse partie de l'équipe projet.
Paramétrage des périodes
Les périodes permettent le découpage d'un projet en fonction de grandes étapes, les périodes sont nécessairement successives et elles ne se recoupent pas.
Exemple : Période 1 : 1/02/2017-> 31/08/2018 et période 2 : 01/09/2018 -> 01/04/2021
La ventilation de la charge de travail et la ventilation des dépenses sont réalisées en fonction de ces périodes.
