Individus / Contingent

Le renseignement de ces données prévisionnelles est nécessaire pour :

• Évaluer le temps disponible pour compléter la charge de travail
• Calculer le temps de récupération de chaque salarié en rapprochant le temps de travail prévu et le total des temps imputés.

Principes généraux :

• Le contingent permet un suivi du temps prévisionnel travaillé en heures avec une ventilation des temps prévisionnels sur chaque jour. La ventilation du temps prévisionnel sur chaque jour peut sembler laborieuse, mais elle est nécessaire pour assurer la gestion de la charge de travail mensuelle et par projet. En effet, un projet ou ses étapes ne sont pas nécessairement calés sur des débuts ou des fins de mois ou années, les mois ne font pas tous la même durée, les semaines sont bien souvent à cheval entre 2 mois… Il est d'autre part nécessaire d'intégrer les jours fériés et les congés, car ils vont impacter la disponibilité des salariés. L'interface a été pensée pour faciliter la saisie et le suivi de ces prévisionnels de temps
• Le suivi des congés est réalisé en jours. Les congés prévisionnels sont comptabilisés en 1/2 journées ou en jours entiers.

Mise en place :

1. Définir les paramètres annuels par défaut pour l'année concernée.

Dans le menu Configuration / Paramètres annuels

• Définir le contingent d'heures par défaut : Il s'agit du contingent d'heures travaillées sur l'année concernée pour un salarié à temps plein (ex : 1603 h). S'agissant du temps travaillé, sont exclus de ce contingent : les congés, les jours fériés, les jours non travaillés… Le nombre d'heures travaillées annuellement ou son mode de calcul est généralement défini par la convention collective ou un accord d'entreprise. Le contingent d'heures par défaut est à renseigner annuellement dans le menu Configuration -> Paramètres structure -> Paramètres annuels.
• Définir le nombre de congés annuels par défaut : Il s'agit du contingent de congés sur l'année concernée pour un salarié (ex : 25 jours). En plus des congés payés, congés spéciaux, les RTT peuvent également être intégrés dans ce contingent. Le nombre de congés annuels par défaut est à renseigner annuellement dans le menu Configuration -> Paramètres structure -> Paramètres annuels.
• Le cas échéant, ajouter les Jours fériés spéciaux dans le menu Configuration -> Congés et absences -> Jours fériés.
• Le cas échéant, renseigner les facteurs de bonification des heures travaillées : en fonction des conventions collectives ou d'accords collectifs, le temps de travail réalisé à certains moments de la journée ou de la semaine peut relever de plages de temps bonifiées, il s'agit en général de temps de travail réalisé en soirée ou le week-end. Les informations sont à saisir dans le menu Configuration -> Paramètres structure -> Paramètres annuels.
• Définir les tolérances supérieures et inférieures par défaut : les heures d'avance et de retard maximum par rapport au prévisionnel (ex 35h, 15h). Ce paramétrage est à réaliser dans le menu Configuration -> Paramètres structure -> Paramètres annuels.
• /!\  En l'absence d'initialisation des données par défaut pour une année, la saisie de contingents individuels est impossible.

2. Saisir le calendrier prévisionnel : la saisie peut être réalisée par : le gestionnaire, le responsable d'équipe, ou le salarié lui-même. Si le salarié effectue la saisie, elle devra être validée par son responsable d'équipe, un gestionnaire ou un administrateur.

Dans le menu Individus / Contingent

• Au besoin, ajuster les contingents de chaque salarié. Cliquer sur Modifier et ajuster le contingent.
• Renseigner les congés payés prévisionnels, dans la colonne Congés prévus.
• Le cas échéant, définir une semaine type : sélectionnez le menu "Semaine type" dans la fenêtre d'édition. 
  /!\ Les heures saisies dans la semaine type ne seront pas appliquées aux jours fériés. S'il s'agit de jours travaillés, il ne faut pas oublier de les compléter manuellement
• Ajuster les heures prévues en fonction du contingent annuel.

Afin de faciliter l’initialisation du contingent, les soldes des heures et des congés payés N-1 seront affichés. Pour garantir une valeur correcte, le compteur des congés payés doit être mis à jour en fonction des fiches de paie du mois de décembre N-1.

Le solde des congés payés N-1 sera valide et visible uniquement durant le mois de janvier.

3. Valider les calendriers s'ils ont été proposés par les salariés

Exemple de calcul d'un contingent :

Pour un salarié à temps plein à 35h par semaine en moyenne ( soit 7h par jours 5 jours par semaines).

En 2019, nous avons :

• 261 jours hors samedi et dimanche
• -10 jours fériés entre le lundi et le vendredi (dont le lundi de Pentecôte)
• Soit 251 jours ouvrés
• -25 jours de congés
• soit 226 jours travaillés
• à 7 heures par jours
• le contingent est de 226*7 h = 1582 h pour 2019

Si le salarié concerné à des heures à récupérer de l'année précédente, davantage de congés à poser... le contingent pourra être ajusté en conséquence.

Ajustement du contingent compte tenu des congés réellement pris

Le contingent est défini sur une prévision de congés, la réalité peut être différente, des congés prévus en début d'année peuvent ne pas être posés ou posés à un autre moment. Pour ne pas fausser le compteur de récupération, s'assurer que chacun prenne le nombre de congés prévus et ajuster la charge de travail au fil de l'eau, il est donc important de recaler le contingent pour qu'il corresponde à la réalité.

Procéder aux ajustements :

Le tableau de bord de suivi des congés permet d'avoir un aperçu des personnes pour lesquels il y a un écart entre les congés prévus et les congés posés.

L'interface destinée au contingent permet de procéder aux ajustements.