Dépenses

Le module "Dépenses" permet d'importer et de visualiser les dépenses qui ont été importées pour une période sélectionnée.

L'import est réalisé à partir du menu Dépenses / Importer et d’un fichier d’import. Ce fichier d’import est une extraction du logiciel comptable. Il est essentiel d’avoir préalablement enregistré les dépenses en comptabilité en leur affectant un code analytique qui corresponde à un projet et à une tâche.

Une fois cette extraction réalisée et le fichier d’import obtenu (avec les codes analytiques des projets/tâches), un clic sur le bouton « Charger un fichier » ouvre une fenêtre demandant de sélectionner un fichier à importer. Vous pouvez définir une période d’import si jamais vous n’avez pas borné les écritures à extraire de la comptabilité.

Après avoir cliqué sur le bouton « envoyer », on accède à un écran présentant l’ensemble des écritures chargées. A ce stade, elles ne sont pas encore importées : il faut maintenant s’assurer que des correspondances sont établies :

• Entre les comptes comptables et les catégories de coûts définies dans Coutosuix,
• Entre les codes analytiques utilisés dans le logiciel comptable et les codes des tâches dans Coutosuix.

Pour cela, on peut soit définir ces règles de correspondance dans le menu Configuration / Dépenses à l’aide des deux boutons de règles d’import (un pour les comptes généraux, l’autre pour les comptes analytiques), soit éditer les règles d’import en cliquant sur le bouton dédié dans la vue des dépenses chargée.

Pour les comptes comptables, il est possible de définir un intervalle de comptes qui correspond à une type de charges. Par exemple : le type de charges « frais généraux » défini dans Coutosuix comprendra les comptes comptables compris entre 612000 et 629000.

Une fois ces affectations réalisées pour les dépenses que l’on souhaite importer, on peut cliquer sur importer.

A noter : l’opération d’import écrase toutes les lignes de dépenses précédemment importées sur la même période de temps.

Les dépenses importées se positionnent dans les différents projets. Il est alors possible de les retrouver dans l’ensemble des vues d’analyse ou d’opération.

Elles sont de plus consultables par projet avec la vue Dépenses du menu Dépenses pour la période sélectionnée.

La vue Dépenses / Dépenses permet de visualiser le détail des dépenses importées pour une période sélectionnée pour l'ensemble des projets ou pour un seul.