Dépenses

Le module Dépenses est un outil qui vous permet de gérer et traiter les informations financières liées aux dépenses dans votre structure. Il facilite l'importation, l'analyse et la visualisation des données de dépenses pour une période spécifique.
Ce module est conçu pour fonctionner avec des exportations provenant de votre logiciel comptable, en assignant des codes analytiques aux dépenses, ce qui vous permet de les lier à des projets et des tâches spécifiques. Après avoir effectué l'importation, les données seront accessibles dans diverses vues d'analyse et d'opération. Vous pourrez alors consulter et analyser ces informations selon des critères tels que le projet ou la période concernés.
En résumé, le module Dépenses est un outil pratique pour gérer efficacement les informations financières relatives aux dépenses dans votre structure.
 

Prérequis :

Il est essentiel d’avoir préalablement enregistré les dépenses en comptabilité en leur affectant un code analytique qui corresponde à un projet et à une tâche.

Dans le menu Configuration / Dépenses, on peut soit :

  • Définir les règles de correspondance à l’aide des deux boutons de règles d’import : un pour les comptes généraux, l’autre pour les comptes analytiques, 
  • Soit éditer les règles d’import en cliquant sur le bouton dédié dans la vue des dépenses chargée.

Pour les comptes comptables, il est possible de définir un intervalle de comptes qui correspond à un type de charges. Par exemple, le type de charges « frais généraux » défini dans Coutosuix comprendra les comptes comptables compris entre 612000 et 629000.

La vue des dépenses

Dans le menu Dépenses / Dépenses, vous pouvez visualiser et analyser le détail des dépenses importées pour une période sélectionnée, pour l'ensemble des projets ou pour un projet spécifique.

Le module d'import

Le module Dépenses / Importer vous permet d'importer et de visualiser vos dépenses pour une période sélectionnée. Pour importer les données, suivez les étapes ci-dessous :
  1. Exportez les informations de dépenses avec leur code analytique respectif à partir de votre logiciel comptable.
  2. Accédez au menu Dépenses / Importer et choisissez le fichier d'import.
  3. Si nécessaire, spécifiez la période d'import, (si jamais vous n’avez pas borné les écritures à extraire de la comptabilité).
  4. Assurez-vous que les correspondances soient correctement établies entre les comptes comptables, les catégories de coûts et les codes analytiques / codes de tâches. À noter qu'à ce stade, les dépenses ne sont pas encore importées. Assurez-vous que les correspondances sont établies :

    • Entre les comptes comptables et les catégories de coûts définies dans Coutosuix,

    • Entre les codes analytiques utilisés dans le logiciel comptable et les codes des tâches dans Coutosuix.

  5. Cliquez sur "Importer" pour terminer l'importation.
     
Notez que l'importation remplacera TOUTES les lignes de dépenses importées précédemment pour la même période. Cela est nécessaire pour prévenir des risques d'incohérence entre votre comptabilité et Coutosuix.
 
Une fois importées, vos dépenses seront accessibles dans différentes vues d'analyse et d'opération. Vous pourrez également les consulter dans la vue Dépenses / Dépenses pour la période sélectionnée, soit pour tous les projets ou pour un projet en particulier.