Contrats / Ventilation €

Cette vue permet de faire le lien entre un contrat de financement et une ou plusieurs tâches d'un ou plusieurs projets. Ce menu facilite la gestion financière en suivant la consommation des fonds, la rentabilité des prestations, et en préparant des rapports financiers. Elle permet également de surveiller la part financée par projet et les avancements par contrat. Pour utiliser cette fonctionnalité, veillez à créer et compléter les informations du contrat de financement, paramétrer les projets, les tâches, les types de charges, et le module Dépenses. L'onglet Contrôle des ventilations vous aide à vérifier la précision des ventilations de contrats pour une période donnée. Suivez les étapes du "Pas à Pas" pour répartir efficacement le montant du contrat sur des tâches et projets, en sélectionnant les éléments appropriés et les types de charges correspondants.

Les objectifs sont :

1. De suivre la consommation des fonds au regard de la saisie des heures et des frais (Contrats/Suivi)
2. De suivre la rentabilité d'une prestation (Contrats/Suivi)
3. De préparer un récapitulatif des dépenses s'il s'agit d'une subvention (Contrats/Rapports).
4. De connaitre la part financée par projet et donc ce qui reste à financer (Projets/Budget)
5. De préparer les avancements par contrat (clôture des comptes) (Contrats/Avancements)

Prérequis :

• Avoir créé et rempli l'ensemble des informations d'un contrat de financement.

Les données obligatoires étant la saisie du montant HT (correspondant au montant financé, payé par le financeur) et le montant de l'assiette éligible (montant à justifier auprès du financeur pour recevoir le montant HT - Ces éléments seront égaux en cas de prestations).

• Les projets et les tâches doivent avoir été paramétrés.

Rappel : un projet doit contenir au minimum au moins une tache, un participant, une période.

• Les types de charges doivent avoir été préalablement définis dans Configuration / Types de charges.
• Pour avoir les informations concernant les frais, avoir mis en place paramétré le module Dépenses dans Configuration /Paramètres Globaux puis Configuration Dépenses.

Astuces : L'onglet Contrôle des ventilations permet de vérifier, pour une période choisie, que les ventilations des contrats sont mises en place et correctement réalisées.

Pas à Pas

• Votre contrat est créé et vous souhaitez répartir le montant du contrat sur des tâches à l'intérieur de projets.

• Une fois le contrat sélectionné, cliquer sur Modifier. Choisir le ou les projets, puis les taches (la sélection multiple est possible). Une fois ce choix réalisé, il faut également sélectionner les types de charges qui rentrent dans le périmètre de financement du contrat.

• Spécificité des contrats de financements pluriannuels
• En fin de période, il va constater l'avancement au réel des heures déclarées pour caler la période suivante.