Congés et absences

Principes généraux

Le module de gestion des congés et absences permet de traiter les demandes et la validation des congés et absences. Le module permet également de générer les exports necessaires à l'établissement des paies.

Les salariés utilisateurs peut effectuer des demandes d'absence et demander leur validation. La demande est alors notifiée par mail et dans le tableau de bord du responsable d'équipe qui pourra les valider.

A chaque échéance d'établissement des paies, le responsable des paies peut effectuer un export de l'état des congés et RTT. L'état des paies comportera les congés et les RTT pris, les congés annulés et un descriptif des jours concernés à insérer dans les fiches de paies.

Pre-requis :

• Activer le module de Gestion des absences : Paramètres structure-> Onglet Paramètres globaux cocher : Activer le module "Congés et absences" et enregistrez.

• Définir les jours fériés et les types d'absences pratiqués dans votre organisation dans le menu Configuration -> Congés et absences.

  • Le 1er onglet permet de definir les types d'absences : Congé payés, récupération, RTT, Congés de naissance... Une liste est proposée, vous pouvez la personnaliser en fonction de vos pratiques et des régles définies au niveau de votre convenion collective et/ou de votre accord d'entreprise.
  • Le 2e onglet permet de définir les jours fériés, Les jours fériés sont prédefinis, il est possible d'en supprimer ou d'en ajouter. /!\ Pensez à effectuer les modifications pour les années à venir. Lorsque le lundi de Pentecôte est un jour travaillé, il faut bien le retirer de la liste.

• Initialiser le compteur de CP avec votre dernier solde de congés issu de votre logiciel de paie dans le menu Congés et absences -> Compteur CP.
  • Sélectionner le mois de paie en cours
  • Saisir le solde de congés cumulés (N et N-1) issu du logiciel de paie.
  • Enregistrer et tout valider (en haut à droite).  /!\ Si vous souhaitez faire cette saisie en plusieurs fois, enregistrer sans valider.

Effectuer une demande

Rendez-vous dans le menu Demandes et cliquez sur le bouton "+ Nouvelle demande" situé en haut à droite de l'écran.

Ajouter des jours de congés

Selectionnez une plage de dates et choisissez le type d'absence puis validez.

La liste des dates selectionnées apparait et il vous est possible de modifier le type d'absence (recupération, RTT,...) pour chacune des dates.

/!\ Si il s'agit d'une récupération, il faut mentionner le nombre d'heures récupérées dans la colonne portée.

/!\  Si il s'agit d'une demie journée de congé, il faut mentionner "matin" ou "après-midi" dans la colonne portée.

Si des incohérences sont identifiées (plusieurs demandes sur le même jour, congé le dimanche...), elles seront mentionnées dans la partie droite de l'écran.

 /!\ A noter : les anomalies identifiées ne sont pas bloquantes.

Une fois la demande complétée vous pouvez l'enregistrer :

Une fois enregistrée le demande porte le statut "brouillon", il est necessaire d'en "demander la validation" pour qu'elle soit notifiée au responsable d'équipe.

Processus de validation

Faire valider une demande de congés :

• Si l'utilisateur est membre d'une équipe : 
  • Le responsable d'équipe reçoit un email indiquant qu'une demande de validation a été faite.
  • Sur l'interface Coutosuix, il accepte ou refuse la demande.
  • S'il l'accepte :
    • Si le responsable d'équipe n'est pas gestionnaire ou administrateur :
      • Les administrateurs reçoivent un email leur indiquant qu'une demande a été validée par un responsable d'équipe.
      • Sur l'interface Coutosuix l'un des utilisateurs "admin" accepte ou refuse la demande.
      • L'utilisateur est informé par email de l'acceptation ou du refus.
    • Si le responsable d'équipe est gestionnaire ou administrateur :
      • l'utilisateur est informé par email de l'acceptation
  • S'il la refuse :
    • L'utilisateur est informé par email du refus
  • À noter que si l'utilisateur est lui-même gestionnaire ou administrateur, il aura la possibilité d'auto-valider sa demande depuis l'interface.
• Si l'utilisateur n'est pas membre d'une équipe :
  • Les administrateurs reçoivent un email indiquant qu'une demande a été faite.
  • Sur Coutosuix l'un des utilisateurs "admin" accepte ou refuse la demande.
  • L'utilisateur est informé par email de l'acceptation ou du refus.

Faire annuler une demande de congés :

• Un utilisateur peut demander l'annulation de sa propre demande de congés. (Un administrateur ou un gestionnaire peut également annuler une demande d'un autre utilisateur)
• Sur l'interface, l'utilisateur choisit les jours de sa demande qu'il souhaite annuler.
• Si l'utilisateur est membre d'une équipe : 
  • Le responsable d'équipe reçoit un email indiquant qu'une demande d'annulation a été faite.
  • Sur l'interface de Coutosuix, il accepte ou refuse la demande d'annulation.
  • L'utilisateur est informé par email de l'acceptation ou du refus.
• Si l'utilisateur n'est pas membre d'une équipe :
  • Les administrateurs reçoivent un email indiquant qu'une demande d'annulation a été faite.
  • Sur Coutosuix l'un des utilisateurs "admin" accepte ou refuse la demande d'annulation.
  • L'utilisateur est informé par email de l'acceptation ou du refus.

Consulter le planning d'absences

Le menu Calendrier permet d'afficher le planning des absences.

L'affichage est paramètrable en définissant : 

• Un mois de début,
• Une période d'affichage,
• En définissant un filtre d'affichage sur les utilisateurs. A noter qu'il est possible d'appliquer des filtres par équipe pour restreindre la selection à une ou des équipes.

Il est également possible d'exporter le planning au fomat Excel (.xlsx). Le fichier généré reprend la mise en forme et les couleurs du calendrier.

L'export des congés pris vers le logiciel de paie

Coutosuix collecte des données et des états de demandes d'absences. Une partie des données collectées correspondent aux informations necessaires à l'établissement des paies. Le système d'export permet d'alimenter les logiciels de paie afin de procéder à l'établissement des paies.

En matière de congés, le logiciel de paie est l'outil qui fait légalement référence, Coutosuix va donc récupérer des données de compteur CP auprès du logiciel de paie et permettre le transfert des informations de congés pris à ce dernier.

En pratique Coutosuix va être alimenté régulièrement (une fois par an au minimum) avec l'état des congés capitalisés du côté du logiciel de paie. Ces éléments permettront de simuler l'état des compteurs de congés payés des salariés.

Conseils d'utilisation

Seuls les profils gestionnaires et administrateurs ont accès au menu Export paie

Lorsque vous effectuez une exportation pour le mois courant au moment de l'établissement de la paie, le fichier généré recensera les congés posés pendant le mois courant et les congés ou annulations enregistrées depuis le dernier export pour les périodes antérieures au mois courant. Ainsi l'export prendra en compte tous les événements intervenus depuis la dernière paie, y compris ceux qui concerne des périodes antérieures.

Veillez à ne pas indiquer de début de période pour l'export si vous souhaitez prendre en compte les eventuelles corrections/modifications qui auraient été réalisées pour des périodes antérieures au mois courant.

Pour alimenter votre logiciel de paie l'export des donnés cumulées sera certainement le plus adapté.

Mises à jour de fin de paie

• Mettre à jour le compteur de CP
• Mettre à jour des CP pris dans les contingents (si différence) -> Individus / Suivi des contingents / Individus / Contingent

Le compteur de CP