Congés et absences

Principes généraux

Le module de gestion des congés et absences permet de traiter les demandes et la validation des congés et absences. Le module permet aussi de générer les exports nécessaires à l'établissement des paies.

Les salariés utilisateurs peuvent effectuer des demandes d'absence et demander leur validation. La demande est alors notifiée par mail et dans le tableau de bord du responsable d'équipe qui pourra les valider.

À chaque échéance d'établissement des paies, le responsable des paies peut effectuer un export de l'état des congés et RTT. L'état des paies comportera les congés et les RTT pris, les congés annulés et un descriptif des jours concernés à insérer sur les fiches de paies.

Prérequis :

• Activer le module de Gestion des absences : Configuration / Paramètres structure / Onglet Paramètres globaux, cocher : Activer le module "Congés et absences" et enregistrez.

• Définir les jours fériés et les types d'absences pratiqués dans votre organisation dans le menu Configuration / Congés et absences.

  • les types d'absences (1ᵉʳ onglet) : Congé payé, récupération, RTT, Congés de naissance... Une liste est proposée, vous pouvez la personnaliser en fonction de vos pratiques et des règles définies au niveau de votre convention collective et/ou de votre accord d'entreprise.
  • les jours fériés (2ᵉ onglet) : Les jours fériés sont prédéfinis, il est possible d'en supprimer ou d'en ajouter. /!\ Pensez à effectuer les modifications pour les années à venir. Lorsque le lundi de Pentecôte est un jour travaillé, il faut bien le retirer de la liste.

• Initialiser le compteur de CP avec votre dernier solde de congés issu de votre logiciel de paie dans le menu Congés et absences / Compteur CP.
  • Sélectionner le mois de paie en cours
  • Saisir le solde de congés cumulés (N et N-1) issu du logiciel de paie.
  • Enregistrer et tout valider (en haut à droite).  /!\ Si vous souhaitez faire cette saisie en plusieurs fois, enregistrer sans valider.

• Configurer les valideurs des demandes de congés dans le menu Configuration / Équipes.

Effectuer une demande

Rendez-vous dans le menu Demandes et cliquez sur le bouton "+ Nouvelle demande" situé en haut à droite de l'écran.

Ajouter des jours de congés

Sélectionnez une plage de dates et choisissez le type d'absence puis validez.

La liste des dates sélectionnées apparait et il vous est possible de modifier le type d'absence (récupération, RTT…) pour chacune des dates.

/!\ S'il s'agit d'une récupération, il faut mentionner le nombre d'heures récupérées dans la colonne portée.

/!\  S'il s'agit d'une demi-journée de congé, il faut mentionner "matin" ou "après-midi" dans la colonne portée.

Si des incohérences sont identifiées (plusieurs demandes sur le même jour, congé le dimanche...), elles seront mentionnées dans la partie droite de l'écran.

 /!\ À noter : les anomalies identifiées ne sont pas bloquantes.

Une fois la demande complétée, vous pouvez l'enregistrer :

Une fois enregistrée, le demande porte le statut "brouillon", il est nécessaire d'en "demander la validation" pour qu'elle soit notifiée au responsable d'équipe.

Processus de validation

Faire valider une demande de congés :

• Le responsable d'équipe reçoit un email indiquant qu'une demande de validation a été faite.
• Sur l'interface Coutosuix, il accepte ou refuse la demande.
• Si le responsable d'équipe l'accepte :
  • Le 2nd valideur reçoit un email lui indiquant qu'une demande a été validée par un responsable d'équipe.
    • Sur l'interface Coutosuix le 2nd valideur accepte ou refuse la demande.
    • L'utilisateur est informé par email de l'acceptation ou du refus.
• Si le responsable d'équipe la refuse :
  • L'utilisateur est informé par email du refus
  • Le second valideur ne sera pas notifié du refus ou même de la demande.
• À noter 
  • si l'utilisateur est lui-même gestionnaire ou administrateur, il aura la possibilité d'auto-valider sa demande depuis l'interface.
  • Tous les administrateurs peuvent valider ou refuser une demande de congés dans l'interface Coutosuix même s'ils ne sont pas notifiés par email.

Faire annuler une demande de congés :

• Un utilisateur peut demander l'annulation de sa propre demande de congés. (Un administrateur ou un gestionnaire peut également annuler une demande d'un autre utilisateur)
• Sur l'interface, l'utilisateur choisit les jours de sa demande qu'il souhaite annuler.
  • Le responsable d'équipe reçoit un email indiquant qu'une demande d'annulation a été faite.
  • Sur l'interface de Coutosuix, il accepte ou refuse la demande d'annulation.
  • L'utilisateur est informé par email de l'acceptation ou du refus.

Consulter le planning des absences

Le menu Calendrier permet d'afficher le planning des absences.

L'affichage est paramétrable en définissant : 

• Un mois de début,
• Une période d'affichage,
• En définissant un filtre d'affichage sur les utilisateurs. À noter qu'il est possible d'appliquer des filtres par équipe pour restreindre la sélection à une ou des équipes.

Il est également possible d'exporter le planning au format Excel (.xlsx). Le fichier généré reprend la mise en forme et les couleurs du calendrier.

Compteurs de CP

Ce compteur permet de vérifier le solde des CP de la fiche de paie et celui de Coutosuix.

Il permet d'indiquer au responsable d'équipe, le solde de CP, lors d'une demande de validation de congés.

Les salariés ont accès, en consultation, à leur compteur de CP.

Les responsables d'équipe ont accès, en consultation, à leur propre compteur et à ceux des personnes qui composent leur équipe.

Acquisitions des CP du mois de juin au mois de mai :

-> En configuration, paramètre Structure / paramètre Globaux : Ne pas remplir le champ Acquisition mensuelle de congés payés (j)

-> Saisir comme solde de paie au 31/12 le nombre de CP acquis et possiblement à prendre

-> Saisir le nouveau compteur des CP acquis et à prendre au solde de la paie du 31/05

Dans ce processus, les soldes de CP pour les personnes en CDD et en service civique devront être corrigés au regard des éléments de la fiche de paie.