Administrateur Coutosuix
L’administrateur bénéficie de l’ensemble des droits sur l’application. A ce titre, il gère :
- Les paramètres généraux,
- Les créations et suppressions d’utilisateurs,
- La définition des équipes RH,
- Les étiquettes.
1. Définir les paramètres généraux de la structure
On accède à la définition des paramètres de la structure dans le menu Configuration / Paramètres de structure où l’on trouve deux onglets à renseigner :
- L'onglet paramètres globaux de la structure
- Et l'onglet de gestion des paramètres annuels.
Ces deux onglets sont décrits dans la rubrique de l'aide Menu Configuration / Paramètres de structure.
Il est important de débuter par cette éatpe de configuration dans la prise en main de Coutosuix.
2. Créer et supprimer un utilisateur
Le menu Utilisateurs est réservé aux administrateurs, il permet de :
- créer des utilisateurs
- activer ou désactiver des utilisateurs
- gérer les rôles
Les rôles et droits génériques sont explicités dans un tableau récapitulatif dans la description du menu Configuration / Utilisateurs. De façon synthétique, les principaux profils sont :
· Salarié : imputation du temps travaillé, demandes d’absences
· Comptable : échanges avec le logiciel comptable
· Gestionnaire : gestion et suivi des projets et des contrat
· Administrateur : pilotage de l'application, accès à toutes les fonctionnalités en particulier celles du menu configuration
Peuvent aussi être définis dans les menus Equipes, Projets et Contrats :
- Un.e responsable d'équipe : il suit les temps de son équipe, il valide les contingents, les congés...
- Un.e membre, rattaché.e à un.e responsable d'équipe
- Ainsi que les rôles au sein d'un projet :
- Chef de Projet, en charge de établir le prévisionnel et de suivre l'avancement du projet
- Membre du projet : une charge de travail peut lui être attribuée sur le projet
- Et la reponsabilité de pilotage de contrat avec le rôle de Pilote de contrat
3. Définir les équipes RH
La définition des équipes est disponible depuis le menu Configuration / Equipes
Il s'agit de définir les équipes RH, chaque équipe est constituée d'un Responsable d'Equipe et de membres. Le Responsable d'équipe assure le suivi RH des membres de son équipe. Il a les droits suivants :
- il accède au temps passé des membres de son équipe,
- il accède au tableau de bord de suivi des heures supplémentaires,
- il est notifié et valide les demandes d'absence & congés,
- il peut gérer les contingents horaires des membres de son équipe,
- il peut suivre les contrats pilotés par des membres de son équipe.
- il peut accéder au suivi de projet des membres de son équipe
Un membre appartient à une seule équipe.
4. Gérer les étiquettes ou tags
Des étiquettes (ou tags) peuvent être ajoutées aux projets, aux tâches ou encore aux heures imputées pour faciliter des analyses, des regroupements... Pour une utilisation maîtrisée des étiquettes, il est possible d’en centraliser les listes.
Dans le menu Configuration / Etiquettes, il est ainsi possible de définir les tags qui seront autorisés pour les projets, les tâches ou les heures.
5. Définir les types de congés et absences
Le menu Configuration / Congés et absences permet de définir les types de congés et d’absence auxquels les salariés ont droit en fonction du droit du travail et éventuellement de la convention collective de rattachement.
6. Définir les types de dépense
Il est possible de définir des types de charge avec la vue Dépenses du menu Configuration. Dans Coutosuix, les types de charges sont des agrégats tels que : coûts de personnel, frais de déplacement, sous-traitance, autres coûts externes, etc. que chaque structure peut définir selon ses besoins.
Les types de charges peuvent ensuite être renseignés dans les budgets des projets et apparaîtront également pour ventiler les contrats de financement ou construire les rapports financiers.
Ils seront également utilisés dans la procédure d’importation des dépenses issues de la comptabilité. Ils sont alors mis en correspondance avec des comptes comptables.